توسعه تکنولوژی های اطلاعاتی ، همچون : اینترنت ، اینترانت و اکسترانتها ، ماهواره ها و رسانه های جمعی ، مطبوعات آزاد و محلی ، و به طور کلی ایجاد پایگاه های منظم اطلاع رسانی در جامعه ، همراه با فرهنگ سازی و آموزش صحیح ، می تواند یکی از اقدامات دولتها در جهت رشد نظام ملی اطلاع رسانی در کشور شود . امروزه یکی از ابزارهای اساسی در اطلاع رسانی و دریافت اطلاعات پورتالها و یا همان درگاههای مدیریت شده هستند که تحول و پویایی خاصی به سیستمهای اینترنتی بخشیده اند .
پیشرفت فناوری در تولید،پردازش،انتشار و استفاده از اطلاعات سبب دگرگونی عمیق در روابط بین انسان ها و سازمان ها شده است.امروزه در جوامع پیشرفته ، سازمان ها با استراتژی استفاده از فناوری های ارتباطی و اطلاعاتی در قلمرو اهداف خود در حرکت هستند.
در این میان روابط عمومی در هر سازمان یکی از اساسی ترین و مهم ترین واحد های سازمانی به منظور اطلاع رسانی و پل ارتباطی قوی مابین کارکنان سازمان و محیط بیرونی آن نقش مهمی ایفا می کنند .
این واحد سازمانی می تواند رهرو تغییرات درسازمان باشد و با آموزش و ابزارهایی که در اختیار دارد آگاهی های لازم را برای تسریع روند تغییرات ارائه نماید.همچنین روابط عمومی با مهارت های لازم می تواندبرمدیریت عالی سازمان تاثیر گذار باشد به طوری که مدیریت در روند تغییرات همراه شود. اگر استفاده از فناوری های ارتباطات واطلاعات رادر یک تغییر بنیادی ،موثر ومثبت بدانیم با این پذیرش ، روابط عمومی جلوه ای نوین می یابد که یکی از راههای ارائه این جلوه تغییر روابط عمومی از حالت سنتی به الکترونیک است. 
روابط عمومی الکترونیک با استفاده از فناوری ها ی ارتباطی و اطلاعاتی با اطلاع رسانی های سریع و بهنگام و توجه به اصل مخاطب محوری می تواند فعالیت های خود را با سنجش برنامه های دقیق استوار کند.به طوری که با ارائه خدمات بهینه و شفاف سازی اطلاعات ، حس اعتماد و تصویر ذهنی مطلوبی در ابعاد درون و برون سازمان از خود بر جای گذارد.
مهمترین نقش روابط عمومی در جامعه اطلاعاتی ، مدیریت اطلاعات است. و در این بین یکی از پیامدهای انقلاب اطلاعات، انفجار اطلاعات است. تولید حجم زیادی از اطلاعات که دسته‌بندی و نحوه استفاده از آن امر بسیار دشواری است. مدیریت اطلاعات در تولید، انعکاس و همچنین گردآوری اطلاعات و بهره‌گیری از آن در اقیانوس اطلاعاتی وظیفه روابط عمومی است. یکی از مهمترین ویژگی‌های جوامع پیشرفته در راستای توسعه اجتماعی، اقتصادی و فرهنگی ، توجه روزافزون به مدیریت اطلاعات است. 
در این راستا یکی از راهکارهای مهم در اطلاع رسانی ، دریافت اطلاعات و مدیریت آن ، پورتالها هستند . ترجمه کلمه Portal به فارسی در فرهنگهای لغت "دریچه"، "درگاه"و "مدخل"ذکر شده اما کلمه پورتال در تکنولوژی اطلاعات معنی متفاوتی دارد. اگر بخواهیم ساده بگوییم، پورتال صفحه وب واسطی است که امکان دسترسی آسان را به هر چیزی که کاربر ، برای انجام وظیفه یا خواسته اش نیاز دارد بدون توجه به اینکه محل فیزیکی آن کجاست، فراهم می کند. به بیان دیگر پورتال "درگاهی"است به دنیایی مجازی که کاربر می تواند از طریق امکانات فراهم شده در آن، تمامی نیازهای خود را برآورده کند. 
نیازهایی مانند جستجو و یا خرید(مثلا یک کتاب)، دسترسی به حساب بانکی، افزایش و کاهش اعتبار یک حساب اعتباری و یا به روز رسانی اطلاعات سخت افزاری از محل کار و نیز دریافت نظرات مخاطبان و پاسخ به آنها از طریق راههای متفاوت ایجاد شده که پورتال همه چیز را از طریق درگاهی واحد برای کاربر خود فراهم می سازد . پورتال "مکانی است که ساده ترین کاربران اینترنت با رجوع به آن بتوانند به راحتی از سرویس های متداول در اینترنت بهره مند شوند و یا اطلاعات مورد نیاز خود در را بدست آورند ".